La automazione dei processi aziendali si servono della tecnologia per eseguire compiti o processi ricorrenti in un business dove lo sforzo manuale può essere sostituito.
L’automazione dei processi aziendali, che viene utilizzata per minimizzare i costi, aumentare l’efficienza e snellire i processi, non deve essere confusa con la gestione dei processi aziendali. Quest’ultima è una disciplina più ampia che coinvolge la gestione di processi complessi a livello di organizzazione utilizzando diverse metodologie.
MASTERBOSS ITALIA supporta la trasformazione delle imprese nei processi organizzativi, e vuole rispondere a 3 semplici ma utili domande:
- Perché dovresti automatizzare i processi aziendali
- Come automatizzare i processi aziendali
- Quali fasi aziendali bisognerebbe automatizzare
1. Perché dovresti automatizzare i processi aziendali
Ci sono molteplici motivi per i quali un imprenditore dovrebbe automatizzare i processi aziendali della sua attività.
L’automazione del processo permette di ottenere più chiarezza, perché parte dal presupposto di conoscere bene i processi aziendali, le persone responsabili dell’esecuzione di ogni singolo compito al fine di progettare e automatizzare il flusso di lavoro in modo efficace. Questa chiarezza dei processi aziendali può essere una risorsa per la formazione dei dipendenti e uno stimolo per comprendere il divario tra il processo così com’è e come dovrebbe essere.
L’automazione a supporto di attività e processi aziendali
Utilizzare software per migliorare i processi aziendali è un trampolino di lancio per una vera e propria trasformazione digitale dell’azienda. L’automatizzazione dei processi aziendali grazie alla tecnologia può iniziare a piccoli passi fino a raggiungere trasformazioni digitali più consistenti.
L’automatizzazione aziendale permette di aumentare la soddisfazione del cliente, perché migliorare i processi aziendali aiuta a raggiungere una qualità migliore e soddisfare costantemente le promesse date ai clienti.
Come automatizzare i processi aziendali
L’automazione dei processi aziendali mira alla semplificazione e ottimizzazione. Permette di chiarire le responsabilità ed eliminare attività inutili, per migliorare i compiti che aggiungono valore.
Per fare questo bisogna iniziare con la mappatura dei processi aziendali: conoscere il flusso di lavoro e i responsabili di ogni singolo compito. L’evasione di un ordine, l’elaborazione di un rendiconto spese, l’inserimento dei dati di un nuovo dipendente sono tutti processi che possono essere gestiti in automatico e permettere un notevole risparmio di risorse, perché evita gli errori e le inefficienze.
Automatizzare i processi aziendali comporta una collaborazione tra team aziendali e il team IT al fine di ottimizzare i processi aziendali. Si tratta di un processo di miglioramento continuo.
Quali fasi aziendali bisognerebbe automatizzare
Per individuare quali processi aziendali bisogna automatizzare occorre osservare il flusso di lavoro. Alcuni fattori più di altri indicano la necessità di procedere all’automatizzazione aziendale.
L’alto volume dei compiti e una moltitudine di persone coinvolte nel flusso di lavoro sono un forte indicatore del bisogno di semplificare e automatizzare i processi aziendali.
Se un processo di lavoro impatto su altri processi aziendali bisogna ripensare il flusso di lavoro per scongiurare errori e perdite di risorse.
Alcuni dei processi che vengono automatizzati riguardano le procedure di creazione dei case study dei clienti, il trasferimento dei dati, le procedure di backup e di ripristino, i processi di call center, le richieste di congedo e di ferie dei dipendenti, l’esecuzione degli ordini di vendita, il processo di fatturazione, il rilevamento delle presenze, le consegne delle buste paga.
In un sistema sempre più dinamico è davvero importante automatizzare i processi. Scopri quali dei tuoi asset puoi ottimizzare.